Wettbewerblicher Dialog in der Praxis: Ein Vergabeverfahren für das Sächsische Staatsministerium der Finanzen (SMF)
Service
Industrie
Die Nortal AG begleitet dieses Projekt seit Februar 2021 als Generalberaterin.
Zur vergaberechtlichen Umsetzung des Vorhabens hat sich das SMF für einen wettbewerblichen Dialog nach § 119 Abs. 6 GWB entschieden. Die Nortal AG hat die Umsetzung dieses Vergabeverfahrens ganzheitlich begleitet.
Projektzeitraum: 09/2021 – 09/2022
Das Sächsische Staatsministerium der Finanzen (SMF) beabsichtigt, für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der Staatsverwaltung ein flexibles, technisch zukunftsfähiges und integriertes ERP-System einzuführen, das über eine einheitliche Datenbasis verfügt, zentral betrieben wird und durch medienbruchfreie Arbeitsprozesse die digitale Transformation in diesem Segment weiter vorantreibt.
(IT-Strategie HKR 2025 des SMF)
Herausforderung
Ablösung der technisch überholten und betreuungsaufwändigen Bestandsverfahren des Freistaates durch ein integriertes System
Die IT-Strategie HKR 2025 des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen sieht vor, die technisch überholten und betreuungsaufwändigen Bestandsverfahren im Haushalt-, Kassen- und Rechnungswesen des Freistaates durch ein integriertes System abzulösen, das die komplexen Prozesse zuverlässig mit hoher Betriebs- und Datensicherheit abbildet, und das zudem über umfassende Automatisierungsmöglichkeiten wie auch über eine zukunftsfähige Technologieoffenheit verfügt.
Die Dynamik der digitalen Transformation in der Staatsverwaltung und der rasante technisch/technologische Fortschritt bei der Entwicklung von geeigneter Software bzw. von Systemarchitekturen machten es dem SMF unmöglich, bereits zu Beginn des Vergabeverfahrens alle Anforderungen an das künftige System vollumfänglich im Sinne eines Lasten- und Pflichtenheftes mit abschließender Gültigkeit zu beschreiben.
Der wettbewerbliche Dialog
Für die notwendige EU-weite Vergabe der Implementierungs- und Beratungsleistungen bot sich daher der wettbewerbliche Dialog an als „[…] ein Verfahren zur Vergabe öffentlicher Aufträge mit dem Ziel der Ermittlung und Festlegung der Mittel, mit denen die Bedürfnisse des öffentlichen Auftraggebers am besten erfüllt werden können“ (§ 119 Abs. 6 GWB).
Dem eigentlichen Dialogverfahren vorgeschaltet war ein Teilnahmewettbewerb, für den – wie auch später für den Dialog und die Abgabe finaler Angebote – eine entsprechende Vergabeunterlage zu erarbeiten war. Daran hat die Nortal AG maßgeblich mitgewirkt.
Im Dialog selbst waren von allen Teilnehmern jeweils eine stimmige Gesamtlösung inklusive Umsetzungsplanung sowie die Entwicklung von drei MVPs (Minimum Viable Products) auf Basis agiler Arbeitsmethoden zu leisten. Für die Nortal AG ergaben sich daraus als weitere zentrale Herausforderungen:
Michael Golsch, Referatsleiter IT Staatshaushalt Sächsisches Staatsministerium der Finanzen
„Der wettbewerbliche Dialog erlebte mit dem Vergabeverfahren HKR 2025 seine Premiere in der sächsischen Staatsverwaltung. […] Die Nortal AG hat sich dabei erwartungsgemäß als sehr verlässlicher Partner mit umfassender Expertise erwiesen.“
Fachliche Leistungen der Nortal AG
Eine übergreifende Projektsteuerung
Um tragfähige Gesamtlösungen und die zugehörigen MVPs zu entwickeln, wurde die Dialogphase in verschiedene Pfade (Tracks) unterteilt, um die wichtigsten Themengebiete fokussiert zu beleuchten und relevante Stakeholder ressourcenschonend einzubinden.
Daneben wurden je Track eigene Formate geplant und durchgeführt, um die jeweiligen Themen bedarfsgerecht zu behandeln und Erkenntnisgewinne unterschiedlicher Granularität zu gewährleisten.
Ein zentrales Dialog-PMO
Das PMO diente als single point of contact und als Kommunikationsdrehscheibe im Dialog: Hier erfolgte die Aussteuerung der Kommunikation aus dem Projekt nach außen, sowie der situationsbezogenen Verfügbarkeit und Anwesenheit von entscheidenden Wissensträgern aus der sächsischen Staatsverwaltung.
Zudem wurde über das PMO die Einhaltung der Grundsätze Gleichbehandlung, Vertraulichkeit des Wettbewerbs und Transparenz gegenüber allen Dialogteilnehmern mithilfe eines umfangreichen Dokumentationsprozesses sichergestellt.
Passgenaue Fachexpertise
Das SMF als Auftraggeber wurde bei der Entwicklung einer Prozesslandkarte zur Abbildung und Priorisierung aller relevanter HKR-Prozesse fachlich umfassend unterstützt.
Außerdem übernahm die Nortal AG bei zur Vorbereitung der Workshops in der Dialogphase folgende Arbeitsschwerpunkte: 
Michael Golsch, Referatsleiter IT Staatshaushalt Sächsisches Staatsministerium der Finanzen
„Mit ihrer vielschichtigen Unterstützung hat das Sächsische Staatsministerium der Finanzen im Wettbewerb mehrerer Dialogteilnehmer einen zukunftsfähigen Lösungsvorschlag erhalten, der jetzt umgesetzt wird. […]“
Methodische Leistungen der Nortal AG
Auf methodischer Ebene verknüpfte die Nortal AG die agilen Arbeitsweisen mit „klassischer“ Projektmethodik, um sowohl die iterative Entwicklung der Systemlösungen und der MVPs als auch die notwendige Rechtskonformität des Vergabeverfahrens sicherzustellen.
Innerhalb der fachlichen Tracks der Dialogphase wurden Anforderungsworkshops für das SMF als Auftraggeber und die Dialogteilnehmer bedarfsgerecht konzipiert und durchgeführt. Die kontinuierliche Nachverfolgung der Arbeitsstände der Dialogteilnehmer und die zugehörige Verfahrensdokumentation wurde mit kollaborativen Methoden bzw. Softwaretools adäquat sichergestellt.
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