White Paper
Proaktive Verwaltungsleistungen – Die Zukunft der digitalen öffentlichen Verwaltung
Nach der ersten Digitalisierungswelle im öffentlichen Sektor, mit dem Ziel, Verwaltungsleistungen online zugänglich zu machen, versuchen Regierungen weltweit zunehmend, öffentliche Verwaltungsleistungen so zu automatisieren, dass sie von Bürger*innen und Unternehmen so wenig Mitwirkung wie möglich erfordern. Proaktive Verwaltungsleistungen stehen an der Spitze dieser neuen Bewegung. In ihrer fortschrittlichen Form kommen diese ohne jegliche Interaktion mit den Bürger*innen und Unternehmen aus und bieten einen noch nie da gewesenen reibungslosen Zugang zu öffentlichen Verwaltungsleistungen.
Dieses White Paper soll als Hilfestellung für alle dienen, die proaktive Verwaltungsleistungen verstehen und möglicherweise aufbauen wollen. Zu Beginn werden proaktive Verwaltungsleistungen definiert und eingeordnet. Ihre spezifischen Vorteile werden untersucht. Dem folgt eine Darstellung von Beispielen aus Österreich, Estland und Neuseeland, wo proaktive Verwaltungsleistungen in unterschiedlichem Umfang entwickelt, umgesetzt und entsprechende Praxiserfahrungen gesammelt wurden. Anhand dieser Beispiele werden die wichtigsten Bausteine für die Entwicklung von proaktiven Verwaltungsleistungen identifiziert und Empfehlungen für einen erfolgreichen Übergang zu einer proaktiven öffentlichen Verwaltung ausgesprochen.
Proaktive Verwaltungsleistungen, die nur eine minimale Interaktion mit den Bürger*innen und Unternehmen erfordern, sind wegweisend für die Gestaltung von Verwaltungsleistungen, da sie so anwendungsfreundlich wie möglich sind. Noch bemerkenswerter ist jedoch ihr Potenzial, die den Verwaltungsleistungen zugrunde liegenden, politischen Ziele effizienter zu erreichen. Die Neugestaltung öffentlicher Verwaltungsleistungen als proaktive Verwaltungsleistungen erhöht ihre Wirksamkeit, da potenzielle Bürger*innen und Unternehmen weder von ihnen wissen noch sie beantragen müssen. Dies kann vor allem den am stärksten sozial benachteiligten Gruppen der Gesellschaft zugutekommen, die oft schon den beschwerlichsten Weg haben, um Verwaltungsleistungen zu erhalten.
Die flächendeckende Einführung proaktiver Verwaltungsleistungen kann daher sogar zu einer sozial gerechteren und ausgewogeneren Gesellschaft beitragen.
Die Umsetzung proaktiver Verwaltungsleistungen in großem Maßstab erfordert organisatorische Fähigkeiten, das Management von Interessengruppen und die Bewertung des Potenzials jeder öffentlichen Leistung für eine proaktive Erbringung. Regierungen müssen das Bewusstsein schärfen, die notwendigen Grundlagen schaffen und Fähigkeiten entwickeln, um proaktive Verwaltungsleistungen erfolgreich umzusetzen.
Gleichzeitig können proaktive Verwaltungsleistungen dazu beitragen, die Grenzen der Automatisierung bei der Erbringung von Verwaltungsleistungen zu verschieben. Ein proaktiver Ansatz kann zudem dabei helfen, die steigenden Erwartungen der Bürger*innen und Unternehmen an digitale Leistungsangebote der öffentlichen Verwaltungen zu erfüllen. Darüber hinaus können sie dazu beitragen, dass digitale Verwaltungsleistungen genauso benutzungsfreundlich gestaltet werden wie die digitalen Dienste der Privatwirtschaft. Sie haben das Potenzial, Kosten und Personalbedarf zu senken
Proaktive Verwaltungsleistungen sind Teil einer umfassenden Transformation hin zu einer proaktiven Verwaltung, die den Bürger*innen und Unternehmen öffentliche Verwaltungsleistungen anbietet, ohne dafür auf formale Anträge warten zu müssen. Dies setzt die Fähigkeit der öffentlichen Verwaltung voraus, soziale und wirtschaftliche Entwicklungen und die Bedürfnisse der Bürger*innen und Unternehmen zu antizipieren, indem Informationen aktuell erfasst und für die Neugestaltung von Verwaltungsleistungen genutzt werden
Einige der digital am stärksten entwickelten Länder der Welt haben begonnen, den Weg zu einer proaktiven Verwaltung zu beschreiten und bereits erste, proaktive Verwaltungsleistungen erfolgreich eingeführt. Ihre Erfahrungen zeigen, dass die Entwicklung solcher Dienste viel komplexer ist als andere Formen digitaler Verwaltungsleistungen. Die Entwicklung anspruchsvoller proaktiver Verwaltungsleistungen erfordert ein passendes Umfeld sowie ein solides Fundament aus technischen und organisatorischen Komponenten.
Dazu zählen ergänzende gesetzliche Grundlagen, die den Austausch personenbezogener Daten zwischen Behörden ermöglichen – eine Grundvoraussetzung für die Umsetzung. Ein hohes Maß an Vertrauen in den öffentlichen Sektor ist ebenfalls unerlässlich, um die Bereitschaft zu wecken, diese Art von digitalen Verwaltungsleistungen zu erproben, zu ihnen überzugehen und ihre dauerhafte Akzeptanz zu gewährleisten.
Proaktive Verwaltungsleistungen zielen darauf ab, öffentliche Dienstleistungen zu automatisieren, um die Interaktion zwischen Bürger*innen, Unternehmen und Leistungserbringenden zu minimieren und einen reibungslosen Zugang zu Regierungsdienstleistungen zu ermöglichen.
Solide technische Grundlage
Ökosystem digitaler Identitäten
Ein funktionierendes Ökosystem digitaler Identitäten, das den Bürger*innen einen sicheren Zugang zu jenen proaktiven Verwaltungsleistungen ermöglicht, die eine Mitwirkung erfordern.
Aktuelle Datensätze
Präzise aktuelle Daten, um möglichst vielen berechtigten Bürger*innen und Unternehmen einen zuverlässigen und effizienten Service zu bieten.
Sicherer Datenaustausch
Personenbezogene Daten werden sicher und effizient über alle Bereiche der öffentlichen Verwaltung und idealerweise auch über den Gesundheits- und Privatsektor hinweg ausgetauscht.
Elektronische Nachrichtenübermittlung
Eine sichere und rechtsverbindliche Möglichkeit, elektronische Nachrichtenübermittlung zwischen dem öffentlichen Sektor, Bürger*innen und Unternehmen zu installieren.
Die Vielschichtigkeit der Umsetzung proaktiver Verwaltungsleistungen in größerem Umfang ist ein Stresstest für die Fähigkeiten der öffentlichen Verwaltungsorganisationen. Eine Umgestaltung digitaler Verwaltungsleistungen von einem reaktiven hin zu einem proaktiven Denkansatz erfordert ein tiefgreifendes Verständnis der Prozesse und Organisationen sowie die Fähigkeit und Bereitschaft, diese von Grund auf neu zu gestalten. Die Umsetzung von proaktiven Verwaltungsleistungen erhöht die Komplexität des Stakeholder-Managements deutlich, da sie häufig die Zusammenarbeit mehrerer Behörden voraussetzt.
Diese grundlegenden Aspekte in Kombination mit den spezifischen Merkmalen jeder einzelnen Verwaltungsleistung bestimmen, ob eine Verwaltungsleistung sinnvoll als proaktive Verwaltungsleistungen umgestaltet und in welchem Umfang ihre Erbringung automatisiert werden kann.
Um mit der Umsetzung proaktiver Verwaltungsleistungen zu beginnen, müssen die öffentlichen Verwaltungen die Chancen verstehen und das Potenzial jeder einzelnen Verwaltungsleistung bewerten. Die Begleitmaterialien zu diesem White Paper bieten eine Anleitung, wie man das Potenzial Verwaltungsleistungen für die Erbringung proaktiver Verwaltungsleistungen bewerten kann. Es wird eine Reihe von Leitfragen veröffentlicht, die interessierten Anbietenden von Verwaltungsleistungen dabei helfen sollen, einzelne öffentliche Dienstleistungen auf ihre Eignung für eine proaktive Erbringung hin zu prüfen.
Der Wandel zu einer proaktiven Regierung erfordert eine umfassende Vorbereitung.
Da dieser Wandel weitreichende Folgen hat, bedarf er die kontinuierliche Unterstützung von Politiker*innen, Führungskräften im öffentlichen Dienst und der Öffentlichkeit. Daher muss ein erster Schritt darin bestehen, das Bewusstsein für das Potenzial des proaktiven Regierens zu schärfen und realistische Erwartungen an die Zeit und den Aufwand zu wecken, die für diesen Wandel erforderlich sind.
Die Regierungen müssen sich darauf konzentrieren, die notwendigen Grundlagen und Fähigkeiten zu schaffen, um proaktive Verwaltungsleistungen in großem Umfang effizient umzusetzen.
Das Ausprobieren und Umsetzen weniger anspruchsvoller Arten von proaktiven Verwaltungsleistungen, wie z. B. proaktive Informationen, kann nützlich sein, um Erfahrungen zu sammeln und das Bewusstsein zu schärfen – selbst für Regierungen, denen die richtige Grundlage fehlt. Eine umfassende Umstellung auf eine proaktive Verwaltung wird jedoch ohne ein solides Fundament aus technischen Bausteinen und den richtigen Fähigkeiten der öffentlichen Verwaltung wahrscheinlich nicht gelingen.
Die Erbringung proaktiver Verwaltungsleistungen muss zu einer Frage des "Wie" und "Wann" werden – nicht des "Ob".
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