Die E-Rechnungspflicht: Was Lieferanten bei der Umstellung von Behörden lernen können

Die elektronische Rechnung wird in diesem Jahr zum neuen Standard bei der Rechnungsstellung. Spätestens zum 27. November 2020 müssen Dienstleister und Lieferanten des Bundes Rechnungen im Standard XRechnung austauschen können. Doch wie gelingt eine Umstellung, die von den betroffenen Mitarbeitenden aus den Finanzabteilungen angenommen wird? Und was können Unternehmen hier vom erfolgreichen Veränderungsmanagement der Verwaltung lernen? Wir haben uns mit Behörden und Unternehmen zusammengesetzt und drei Handlungsempfehlungen für eine gute Umsetzungsstrategie erarbeitet.

Nicht die Veränderung allein, sondern deren ganzheitliche Planung ist „Chefsache“.

Bei der Umstellung müssen die ausführenden Teams abgeholt werden, indem man die Veränderung von Beginn an umfassend plant. Es ist unerlässlich, dass man sich im Detail mit dem neuen Thema auseinandersetzt und eine proaktive Wissensvermittlung stattfindet. Grundlegende Fragen, wie „Was ist eine elektronische Rechnung im Standard XRechnung?“, „Worin liegt der Unterschied zur digitalen Rechnung als PDF?“ und „Was sind die nächsten Schritte, damit elektronische Rechnungen versandt werden können?“ müssen frühzeitig geklärt sein. Dabei ist es ratsam, die betroffenen Mitarbeitenden von Beginn an direkt in den Prozess einzubeziehen und die Verantwortungen im Umsetzungsteam klar zuzuweisen. Die Führungsebene steht dem Team begleitend und steuernd zur Seite und nimmt gleichermaßen eine Schlüsselrolle ein. Denn nur, wer selbst als digitaler Vorreiter agiert, wird als Vorbild wahrgenommen, dem sich sein Team gerne anschließt.

Die frühzeitige Kommunikation mit den Rechnungsempfänger ist unumgänglich. Packen Sie es gemeinsam an!

Wichtig ist, frühzeitig die wichtigen Informationen von den Rechnungsempfängern einzuholen. Neben allgemeinen Fragen, wie und ob diese E-Rechnungen erhalten möchten, sind die Basisinformationen zum Rechnungsaustausch, wie z. B. die richtige Leitweg-ID und Rechnungseingangsplattform, unabkömmlich. Erfolgsgeheimnis ist hierbei der stete Austausch in regelmäßigen Feedbackrunden zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger. Das schafft gegenseitiges Verständnis, denn dieses Verfahren ist für beide Seiten neu.

Die richtigen Tools erleichtern die Umsetzung.

Gleichzeitig müssen interne Voraussetzungen optimiert werden. Dabei hilft der Abgleich von Ist- und Soll-Zustand: Wie wurden Rechnungen im Unternehmen bisher erzeugt? Ist die eigene Software in der Lage, technisch und inhaltlich korrekte E-Rechnungen im Standard XRechnung zu erstellen? Oftmals ist ein Nachrüsten erforderlich. Auch die Option E-Rechnungen darzustellen, wird oft vermisst. Hier unterstützt Sie bspw. unsere XR-Suite. Mit den praktischen Tools können Sie E-Rechnungen im Standard XRechnung (als XML-Datei) erzeugen, überprüfen sowie die XML-Dateien im gewohnten PDF-Format visualisieren.

Insgesamt müssen die Verantwortlichen die Umstellung strategisch planen und als kleines Projekt unter den Beteiligten durchführen, die künftig E-Rechnungen im Standard XRechnung erstellen. Oft fürchtet man unbekannte Prozesse. Wer hingegen Vertrauen im Umgang mit der Neuerung schafft, darf schon bald sein Team für die erfolgreiche Einführung der E-Rechnung feiern und sich auch auf künftige Digitalisierungsprojekte freuen. Unsere E-Rechnungs-Experten von der Nortal freuen sich darauf, Sie und Ihr Team bei Ihrem Erfolgsprojekt zu begleiten. Vereinbaren Sie noch heute Ihre unentgeltliche Erstberatung unter www.rechnungen-digitalisieren.de.

Nortal – Wir machen Deutschland digital. Seit über 20 Jahren macht Nortal Deutschland digital. Seit 2015 steht Nortal dem Bund und seinen Zulieferern bei Einführung der E-Rechnung beratend zur Seite. Durch diese Expertise sind wir bestens gerüstet, um Unternehmen vom kleinen Betrieb bis hin zum Großkonzern bei der Digitalisierung ihrer Rechnungsbearbeitung individuell zu unterstützen.

Dieser Gastbeitrag stammt von Daniela Riegler, Leiterin des Geschäftsbereichs Digital Transformation beim IT-Dienstleister Nortal.