Information für Auftragnehmer*innen, Lieferant*innen und sonstige Geschäftspartner*innen gem. Art. 13 DSGVO

Name und die Kontaktdaten des datenschutzrechtlich Verantwortlichen

Verantwortlich für die Datenverarbeitungen ist die

Nortal AG

Knesebeckstr. 1

10623 Berlin

Der Datenschutzbeauftragte

Herr Patrick Leibbrand

ist erreichbar unter:

E-Mail: datenschutz-nortal@m-privacy.de

Telefon:           +49 30 24632170

Arten von Daten, Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

In einem Großteil der Fälle verarbeiten wir keine personenbezogenen, sondern lediglich unternehmensbezogene Daten. Es kann jedoch auch vorkommen, dass wir Daten von natürlichen Personen verarbeiten. Dies kann der Fall sein, wenn Sie selbständig unter Ihrem eigenen Namen handeln oder wenn wir in Kontakt mit Daten z.B. Ihrer Geschäftsführer*innen, Mitarbeiter*innen oder sonstigen Kontaktpersonen kommen. Wir verarbeiten grundsätzlich nur solche Daten, die Sie oder die jeweilige Person uns aktiv angeben. Dies können insbesondere, aber nicht ausschließlich sein:

• Anrede
• Name
• Akademischer Titel
• Funktion im Unternehmen
• Telefonnummer
• Mobiltelefonnummer
• Fax
• E-Mail-Adresse
• Sprache
• Geschäftliche Adresse

Zudem entstehen im Laufe des Vertragsverhältnisses gegebenenfalls zusätzliche Informationen, wie z.B. Zahlungseingänge o.ä., die wir ebenfalls in Verbindung mit personenbezogenen Daten speichern. Die Daten verarbeiten wir zu folgenden Zwecken:

• Anbahnung und Abschluss von Verträgen
• Durchführung des Vertragsverhältnisses
• Rechnungsstellung
• Aufbewahrung und Verarbeitung für buchhalterische und steuerliche Zwecke
• Kund*innenmanagement und Vertrieb
• Zum Zweck der Direktwerbung hinsichtlich unserer Projekte/Veranstaltungen/Dienstleistungen
• Verhinderung von Missbrauchsfällen (Hinweisgebersystem)

Diese Verarbeitungen haben Ihre Rechtsgrundlage grundsätzlich in Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Die Aufbewahrung und Verarbeitung für buchhalterische und steuerliche Zwecke erfolgt aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO i. V. m. § 147 AO, 257 HGB. In gewissen Fällen verarbeiten wir Daten aufgrund eines berechtigten Interesses gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Dies ist in etwa der Fall, wenn wir personenbezogene Daten Ihrer Mitarbeiter*innen oder von sonstigen Kontaktpersonen verarbeiten. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, dass die Personen einen Bezug zum Vertragsverhältnis haben und ohne diese Daten eine Durchführung des Vertrags nur unter erschwerten Bedingungen möglich wäre. Ebenfalls liegt die Direktwerbung in unserem berechtigten Interesse.

III. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten sowie Übermittlung an Drittländer

Intern werden Ihre Daten von den jeweiligen zuständigen Mitarbeiter*innen, insbesondere des betroffenen Projekts, verarbeitet. Wir verwenden zu den oben genannten Zwecken unter Umständen externe IT-Dienstleister*innen. Zudem werden personenbezogene Daten unter Umständen an unseren Steuerberater*innen und Finanz- und Steuerbehörden übermittelt. Es findet keine Übermittlung in ein Drittland statt.

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich für die Dauer des Vertragsverhältnisses und darüber hinaus solange gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten.

Wir unterliegen Aufbewahrungspflichten nach § 147 Abs. 1 AO bzw. § 257 Abs. 1 HGB. Wir sind hiernach verpflichtet, gewisse Unterlagen für einen Zeitraum von 6 bzw. 10 Jahren aufzubewahren. Soweit personenbezogene Daten in diesen Unterlagen auftauchen, betrifft dies auch diese Daten.

• Die 10-jährige Frist betrifft folgende Unterlagen: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, sowie Buchungsbelege, Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union.
• Die 6-jährige Frist betrifft die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

Rechte Betroffener

Die Datenschutz-Grundverordnung garantiert Ihnen gewisse Rechte, die Sie uns gegenüber – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – geltend machen können.

• 15 DS-GVO – Auskunftsrecht der betroffenen Person: Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden und wenn ja, welche dies sind sowie die näheren Umstände der Datenverarbeitung.
• 16 DS-GVO – Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Dabei haben Sie unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung auch das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.
• 17 DS-GVO – Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden.
• 18 DS-GVO – Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen.
• 20 DS-GVO – Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, im Falle der Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung oder zur Erfüllung eines Vertrags, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und diese Daten einer/m anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln oder die Daten direkt an den/die andere/n Verantwortliche/n übermitteln zu lassen, soweit dies technisch machbar ist.
• 21 DS-GVO – Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund eines berechtigten Interesses unsererseits oder zur Wahrung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse erforderlich ist, oder die in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

• 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG – Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Sie haben das Recht, jederzeit Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt. Wenn Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Alle Datenverarbeitungen die wir bis zu Ihrem Widerruf vorgenommen haben, bleiben in diesem Fall rechtmäßig. Zu diesem Zweck können Sie uns eine Nachricht an datenschutz-nortal@m-privacy.de senden.

Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Sie haben keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Wir sind dann jedoch unter Umständen nicht in der Lage, mit Ihnen ein Vertragsverhältnis einzugehen.

VII. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir verwenden keine automatisierten Entscheidungsfindungen.

Stand: 14.07.2022