E-Rechnung – Lieferanten und Dienstleister der Bundesverwaltung in der Pflicht

Ab dem Stichtag können öffentliche Auftraggeber des Bundes allerdings jede Rechnung ablehnen, die z. B. im Papierformat oder lediglich als PDF per E-Mail verschickt wird. Damit Rechnungen ab dann weiterhin akzeptiert und beglichen werden können, muss die Umstellung zur E-Rechnung jetzt erfolgen.

Warum überhaupt E-Rechnung?

Die Verordnungen zu den elektronischen Beschaffungsprozessen durch den Gesetzgeber tragen dazu bei, dass die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung voranschreitet und nicht nur eine leere Phrase bleibt.

Mit der E-Rechnung wird die Schaffung eines technologieneutralen und inhaltlich standardisierten elektronischen Rechnungsverfahrens umgesetzt. Die E-Rechnung sorgt für einen einfachen, sicheren, schnellen und ressourcenschonenden nationalen sowie internationalen Austausch von Rechnungen.

Die Vorteile der E-Rechnung gegenüber der Papierrechnung im Überblick:

• einfache und sichere Rechnungsbearbeitung
• schneller Versand
• Kosten-, Platz- und Zeitersparnis
• Effizienz steigern

Die Einführung der E-Rechnung läuft in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen ab: Aufseiten der öffentlichen Verwaltung ist die E-Rechnung seit November 2018 bereits in allen obersten Bundesbehörden und Verfassungsorganen des Bundes eingeführt. Ein Jahr später folgen alle weiteren Bundesbehörden und anschließend die Länder und Kommunen. Spätestens ab November 2020 werden dann alle Lieferanten und Dienstleister, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes schicken, verpflichtet dies in Form einer E-Rechnung zu tun.

Hier erfahren Sie mehr zum Thema E-Rechnung.

Welche Pflichten müssen Lieferanten erfüllen?

Die Auftragnehmer haben also noch gut ein Jahr Zeit, die Umstellung der Rechnungsstellung anzugehen. Auf den ersten Blick ein ausreichend langer Zeitraum. Tatsächlich greift diese Umstellung, mal mehr und mal weniger tief, in die bestehenden Prozesse der Rechnungssteller ein.

Spätestens ab November 2020 müssen Lieferanten also E-Rechnungen nach den Vorgaben der eRechnungsverordnung des Bundes verschicken. Der IT-Planungsrat beauftragte den Bund und die Bundesländer einen einheitlichen Standard zu erarbeiten. Man einigte sich auf Basis der EU-Vorgaben aus Richtlinie 2014/55/EU und des damit beauftragten europäischen Standardisierungsgremiums CEN auf den neuen Standard: die sogenannte XRechnung. Der Standard XRechnung gibt vor, wie der elektronische Rechnungsdatensatz strukturiert ist. Die XRechnung selbst wird dann als XML-Dokument übermittelt. Dieses einheitliche elektronische Format gewährleistet die automatische Weiterverarbeitung beim Rechnungsempfänger und minimiert Fehlerquellen bereits im Ursprung.

Status Quo?

Etwa 2/3 aller Unternehmen senden ihre Rechnungen derzeit noch als Anhang (z. B. als PDF) per E-Mail. Aktuelle Umfragen zeigen, dass die Finanzverantwortlichen annehmen, mit diesem Vorgehen bereits elektronische Rechnungen zu verschicken und damit die Vorgaben der E-Rechnungsverordnung des Bundes zu erfüllen (Billentis, Marktstudie E-Rechnung, 2017). Tatsächlich sind so verschickte Rechnungen keine „E-Rechnungen“ im Sinne des gesetzgebers und nur unwesentlich „digitaler“ als die veraltete Papier-Rechnung. Grund dafür ist, dass sie als Scan oder PDF-Abbild weder automatisch eingelesen, noch weiterverarbeitet werden können. Kurzum, es fehlen die strukturierten Datensätze im XML-Format. Damit wird ein zentraler Bestandteil der E-Rechnungsverordnung des Bundes von vielen Unternehmen bisher noch nicht erfüllt. Unternehmen, die nach November 2020 an die Bundesverwaltungen Rechnungen senden wollen, müssen eine gesetzeskonforme Lösung finden.

Quo Vadis?

Obgleich für Lieferanten noch ausreichend Zeit besteht, sich auf das Senden von E-Rechnungen einzustellen, sollte das Vorhaben nicht auf die lange Bank geschoben werden. Je nach Ressourcenlage und den technischen Voraussetzungen bieten sich verschiedene Vorgehensweisen an. Als Möglichkeiten kommen zunächst die selbstständige interne Umsetzung oder die Nutzung der vom Bund bereitgestellten Weboberfläche zur Übermittlung von E-Rechnungen infrage. Darüber hinaus stellen die meisten ERP-Anbieter Anwendungen bereit, die die Übermittlung einer E-Rechnung im Standard XRechnung übernehmen. Wir bieten allen Interessenten neben der Beratung zur Einführung der E-Rechnung  kostenfrei einen XRechnungs-Generator an, mit dem testweise Rechnungen im erforderlichen Standard XRechnung generiert werden können.

Nortal und die E-Rechnung

Seit 2015 steht die Nortal dem Bund bei Einführung der elektronischen Rechnung (kurz: E-Rechnung) in der öffentlichen Verwaltung beratend zur Seite. Im Rahmen dieser Expertise entwickelten wir die XRechnungs-Suite. Als digitale Lösung unterstützt sie insbesondere Lieferanten optimal bei Umsetzung der gesetzlichen Vorschriften und macht zugleich alle Vorteile der E-Rechnung nutzbar.

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