2M-IT tarjoaa yhteistyössä Nortalin kanssa ketterän ratkaisun sairaaloiden vastaanottotilojen varaamiseen ja optimointiin.
“Nykyään hyvinvointialueiden rakennuttaessa uusia sairaaloita tarjotaan ammattilaisille enää vain harvoin – jos koskaan – omia vastaanottohuoneita”, aloittaa 2M-IT:n kehityspäällikkö Roni Turtiainen.
Sen sijaan sairaaloissa pyritään niin kutsuttuihin tehokkaisiin neliöihin, jolloin tavoitteen mukaan esimerkiksi vastaanottohuoneet olisivat käytössä vähintään 70 prosenttia ajasta.
”Tavoite on erittäin kunnianhimoinen, koska tällä hetkellä vastaanottotilojen käyttöaste on noin 20 ja 30 prosentin välissä”, Turtiainen toteaa ja jatkaa:
”Kyseessä on siis merkittävä sote-puolen toiminnan muutos. Ja kun saavutetusta edusta, eli omasta huoneesta joutuu luopumaan, voi se luonnollisesti aiheuttaa huomattavaakin muutosvastarintaa.”
Osa isompaa sote-tuotannonohjauksen hanketta
2M-IT tekee yhteistyössä Nortalin ja kahden muun IT-ratkaisutoimittajan kanssa neljälle hyvinvointialueelle tuotannonohjauksen yhteiskehityshanketta. Hankkeen tavoitteena on edistää työntekijöiden ja asiakkaiden sujuvaa arkea potilastietojärjestelmän tietosisältöjä rikastamalla.
”Kehitämme tuotannonohjauksen modernia ympäristöä, joka rakentuu vahvasti Microsoftin tuoteperheen varaan. Tavoitteena on tietenkin myös tuottaa hyvinvointialueille säästöjä esimerkiksi kehittämiskustannuksissa”, Turtiainen kuvaa.
”Haluamme kehittää ratkaisuja pala kerrallaan pienistä osista ja ilman niin kutsuttua suurempaa alkuräjähdystä. Käytössämme ovat ketterät ohjelmistokehitysmenetelmät. Ottamalla loppukäyttäjät ja asiakkaamme alusta asti mukaan suunnitteluun ja kehittämiseen haluamme muuttaa heidän roolinsa ostajista aktiivisiksi kehittäjiksi.”
Yksi yhteiskehityshankkeessa rakentuneista monistettavista tuotteista on Nortalin ja 2M-IT:n tiiviin yhteistyön lopputulemana syntynyt Tilaresurssienhallinta-sovellus. Se on Microsoftin low-code– eli vähäkoodisen Power Platform -alustan työkaluilla rakennettu kokonaisuus, joka auttaa sairaalan vastaanottotilojen varaamisessa ja optimoinnissa.
”Satakunnassa ollaan vuonna 2023 ottamassa käyttöön uutta sairaalarakennusta, jossa ammattilaisilla ei enää ole omia vastaanottohuoneita”, Turtiainen kertoo.
”Muutoksella toteutettavien säästöjen laajuutta kuvaa se, että jos kaikille ammattilaisille olisi edelleen rakennettu oma vastaanottohuone, olisi uuden sairaalarakennuksen pitänyt olla kolme kertaa isompi kuin mitä se on nyt.”
Muutosvastarintaa taltuttamassa
”Jos tätä siirtymää miettii esimerkiksi sellaisen ammattilaisen näkökulmasta, joka on 20 vuotta istunut samassa huoneessa, on muutos merkittävä”, Turtiainen myöntää.
Loppukäyttäjien haasteeksi uudessa asetelmassa muodostuu se, että heidän pitäisi löytää itselleen tila, jossa tuottaa palvelua ja vastaanottaa asiakas.
”Oma huone on ehkä ollut jollain tapaa niin kutsuttu statussymboli – tai ainakin saavutettu etu – ja nyt ammattilaiselle sanotaankin, että jokaiselle vastaanotolle tulee etsiä tila varauksen kautta. Tästä voi ymmärrettävästi syntyä vahvaakin muutosvastarintaa”, Turtiainen kuvailee.
Muutokseen liittyvää tuskaa ja vastustusta on Satakunnassa pystytty lievittämään siten, että asiantuntijat ja ammattilaiset ovat olleet alusta asti mukana suunnittelemassa ja kehittämässä tilavarausten hallintaan suunniteltua sovellusta.
”On siis lähdetty yhdessä ratkaisemaan sitä, kuinka ammattilaiset pystyisivät hallitsemaan omaa työpäiväänsä ja aikaa jäisi enemmän itse potilasvastaanottoihin.”
Yhteisen, poikkitieteellisen kehittämisen on mahdollistanut Microsoftin niin kutsuttu low-code, eli vähäkoodisen kehittämisen alusta Microsoft Power Platform.
”Power Platformin työkaluilla saadaan nopeasti ja ketterästi, valmiiden komponenttien avulla näkyviä tuloksia sen sijaan, että koodarijoukko olisi taustalla kehittämässä ratkaisua”, Turtiainen kertoo.
”Power Platformin visuaalisuus on mahdollistanut sen, että asiakkaidemme loppukäyttäjät ovat voineet olla alusta asti mukana, ja me olemme voineet tehdä oikeita asioita helpottamaan heidän arkeaan. Sen sijaan, että he kertovat nyt, mitä haluavat saaden sen vasta kahden vuoden kuluttua, voi low-code-välineillä toiveisiin vastata konkreettisesti jo kahden viikon päästä. Nopeus on luonnollisesti lisännyt innostusta. Kun ammattilaiset näkevät aidon mahdollisuuden vaikuttaa, ja samalla me saamme nopeasti aikaan loppukäyttäjille asti näkyviä tuloksia, vahvistamme tunnetta siitä, että heitä kuunnellaan ja heidän toiveensa toteutetaan”, Turtiainen kuvailee.
Modernit työkalut takaavat parhaan mahdollisen lopputuloksen
Microsoft Power Platform on tarjonnut Tilaresurssienhallinta-sovelluksen kehittämiseen nopeuden, iteratiivisuuden ja visuaalisuuden lisäksi myös muita hyötyjä. Alustan monipuoliset integraatiorajapinnat ja yli 900 valmista yhdistintä ovat mahdollistaneet kytkeytymisen moninaisiin taustajärjestelmiin, mikä puolestaan tarjoaa väylän käyttäjien elämää helpottavien automaatioiden toteuttamisen.
”Ensimmäinen vaatimus oli tietysti potilastietojärjestelmäintegraatio, jonka ansiosta ajanvarauksesta syntyy automaattisesti myös tilavaraus. Azure AD -integraatio puolestaan mahdollistaa pääsyn sovellukseen samoilla käyttäjätunnuksilla kuin muihinkin järjestelmiin. Outlook-integraatiolla tilatieto julkaistaan suoraan ammattilaisten kalentereihin. Näin ammattilaisen työpäivä sujuu mahdollisimman mutkitta”, Turtiainen aloittaa.
”Integraatio tilahallinnan master-järjestelmään eli Moduloon mahdollistaa keskitetyn tilatiedon käyttämisen sovelluksessa. Kytkentä itseilmoittautumisautomaatteihin puolestaan tuo myös potilaalle tiedon siitä, missä ammattilainen on ja mihin huoneessa vastaanotto tapahtuu”, hän jatkaa.
2M-IT on inhouse-toimija, joka tarjoaa palveluitaan omista-asiakkailleen kuten hyvinvointialueille. Nyt kehitetyn Tilaresurssienhallinta-sovelluksen Turtiainen uskoo hyödyttävän jokaista hyvinvointialuetta, jossa tilojen käyttöä halutaan tehostaa.
”Pilviteknologian hyödyntäminen sovelluksen pohjalla takaa, että kehittäminen on modernia ja skaalautuvaa”, hän toteaa ja jatkaa:
”2M-IT:n palveluintegraattorina tarjoama yhteinen kehitysympäristö mahdollistaa tehokkaan monitoimittajakehittämisen, jossa on mukana lukuisten loppuasiakkaiden lisäksi myös useampia järjestelmätoimittajia.”
Optimoinnilla oikea tila juuri oikeaan tarpeeseen
Järjestelmän kehittämisessä tärkeimpänä tavoitteena on tietenkin ollut se, että kaikille ammattilaisille löytyy kuhunkin tilanteeseen sopiva työtila. Toteutettu sovellus optimoi ja valitsee parhaan mahdollisen vapaan tilan huomioiden myös erilaisten vastaanottopalveluiden toisistaan poikkeavat vaatimukset. Turtiaisen mukaan yksi tärkeä tekijä erottaa Tilaresurssienhallinta-sovelluksen markkinoilla olevista harvoista valmisratkaisuista: sovellukseen on 2M-IT:n, loppuasiakkaiden ja Nortalin välisessä yhteistyössä rakennettu optimointimoottori, joka huolehtii siitä, että palvelun tuottamiseen löytyy aina paras mahdollinen tila. Sen avulla pystytään huomioimaan esimerkiksi vastaanottotilojen etäisyydet tai sijainti eri kerroksissa ja näin minimoimaan ammattilaisen työpäivän aikana siirtymisiin kuluva aika. Myös yllättävät muutostilanteet, kuten remontit tai korjaustarpeet kyetään hoitamaan niin, etteivät ne kuormita ammattilaisen arkipäivää.
Myös tilojen käytön mittarointi ja seuranta pystytään toteuttamaan Tilaresurssienhallinta-sovelluksella helposti. Sovelluksen kautta voidaan nähdä esimerkiksi eri huoneiden käyttöasteet sekä mitä palveluita niissä on tuotettu. Lisäksi sovellukseen voidaan rakentaa erilaisia herätteitä esimerkiksi tilanteissa, joissa tilojen käyttöasteiden ylärajat alkavat lähestyä.
”Muutosvastarintaa on vähentänyt myös se, että esimiestaso on huomannut saavansa järjestelmästä läpinäkyvät raportit siitä, missä toiminnan pullonkauloja esiintyy”, Turtiainen mainitsee.
Yksittäisen sairaalan päivittäisen toiminnan kehittämisen lisäksi sovelluksen kerryttämää tietoa voidaan tulevaisuudessa hyödyntää myös rakentamisen optimointiin: hyvinvointialueiden uusia sairaalarakennuksia suunniteltaessa saadaan jatkossa myös pohjadataa ja ymmärrystä siitä, paljonko ja minkälaisia tiloja palveluiden tuottamiseen ylipäätään kannattaa rakentaa.
”Nortalin kanssa yhteistyö on ollut avointa, rehellistä ja mukavaa”, Turtiainen kehuu.
”Olemme tällä kehitysmatkalla oppineet yhdessä sote-ammattilaisen päivästä ja kuinka sitä voidaan helpottaa. Nortal on ollut aktiivisesti mukana itse Tilaresurssienhallinta-ratkaisun kehittämisessä ja myös toiminnan muutoksessa, joka on tässä hankkeessa näytellyt isoa roolia”, hän päättää.
