Tämän kaksiosaisen blogisarjan ensimmäisessä osassa avaan, kuinka tärkeää on luoda työtapoja, jotka palvelevat tasapuolisesti hybridi- ja etätyössä.
Etäily etäännyttää
Olet varmasti yhtä mieltä, että etätyöajan pitkittyessä karisi viimeisiltäkin uutuudenviehätys etätöistä. Ei sillä, kyllä monet etätyön hyödyt ovat edelleenkin nähtävissä, mutta yhteiset lounastreffit työkavereiden kanssa, iltapäivien kahvihetket, kollegalle viereiseen työpisteeseen heitetyt nopeat kysymykset ja ergonominen työpiste alkoivat tuntua enää mukavilta muistoilta. Etätyösuosituksen päättyessä on oltu uuden edessä. Ei mietitä vain yrityksen tulevia toimintamalleja, vaan huomio siirtyy myös tiimiin ja yksilöihin: mitkä toimintatavat palvelevat parhaiten minua yksilönä sekä tiimiä yhteisönä.
Meidän tiimissämme todettiin vuoden 2021 loppupuolella, että me tarvitsemme enemmän yhteistä työaikaa. Etäily etäännytti. Tarvitsemme sellaista työaikaa, jossa ei hypitä vain Teams-palaverista toiseen, vaan raivasimme yhdestä päivästä kokonaan palaverivapaan. Työskentelytapamme projektissa olivat todella tiiviit asiakkaan kanssa. Tästä syystä ajatus palaverivapaasta viikoittaisesta päivästä vaati myös asiakkaan suunnalta yhteistyötä ja sitoutumista. Tiimin kanssa halusimme myös päästä fyysisesti samaan paikkaan tekemään töitä, joten torstaista tuli toimistopäivä. Päivä sai nimen ”EMR uninterrupted working -day”, vaikkakin päivän rikkaus taitaa juurikin olla se lähikollegan keskeyttämisen mahdollisuus.
Skeptisyydestä huolimatta vuoden 2022 alusta käynnistyivät meidän tiimimme torstai-toimistopäivät. Skeptisyyttä aiheutti ennakkoon lähinnä se, pysyvätkö päivät tosiaan palaverivapaina, ovatko päivät oikeasti tehokkaita sekä kuinka pahasti kotitoimiston keskeyttämättömän ympäristön hyödyt laimenevat toimistolla.
Etätyöaikana oli kummasti päässyt unohtumaan työmatkoihin kuluva aika. ”Mulla meni 50 minuuttia päästä toimistolle!”, kuului ainakin yhden suusta. Hyöty toimistolle tulemisesta täytyi saada nostettua esille. Tämä oli tärkeää, jotta työmatkaa ei luokiteltaisi ”hukka-ajaksi”.
Meidän torstai-päivinämme ei ole pakko tulla toimistolle. Sen sijaan jokainen tiimiläinen on valinnut tulla toimistolle kyseisinä päivinä. He ovat halunneet. Toki korona, nenän niiskutukset ja muut viikkorytmin muutokset ovat jokaista vuorollaan pidelleet välillä poissa toimistolta.
Torstaipäivät eivät kovin ”uninterrupted” lopulta ole olleet, vaan nimenomaan keskeytellään ja kysytään kaverilta, käydään yhdessä lounaalla ja kahvilla sekä häiriköidään toistemme työtä minkä keritään. Tähän jopa kannustetaan sosiaalisuuden nimissä! Lisäksi olemme järjestäneet suunnitelmallisesti ja spontaanisti workshoppeja erinäisten asioiden äärellä – juurikin noille torstaipäiville.
Mitä olemme opetelleet?
Tehokas työskentely samanaikaisesti niin läsnä kuin etänä olevien kanssa vaatii jonkin verran yhteistä sopimista. Meidän työtilamme lähinnä olevassa neukkarissa on iso näyttö, johon jakaa näkymää kaikille, mutta joka ei sisällä yhteistä kameraa. Olemme huomioineet etänä mukana olevat niin, että jokainen, myös fyysisesti läsnä oleva, liittyy Teams-puheluun videon kanssa. Yhteinen iso näyttö on päällä, mutta jokaisen kasvojen näkeminen on meille tärkeää. Olemme opetelleet myös suunnitelmallisempaa työotetta. Pitkäjänteistä itsenäistä keskittymistä vaativat työt kannattaa sijoittaa muihin päiviin kuin toimistopäiviin. Tiimi on kokenut mahdottomaksi keskittyä tällaisiin tehtäviin toimistolla. Tästä huolimatta toimistopäivistä on saatu suurta hyötyä ja tehokkuutta esimerkiksi niiden asioiden parissa, joissa asiaa on helpompi hahmotella piirtämällä valkotaululle tai asia vaatii ideointia, pallottelua tai usean ihmisen osallistumista keskusteluun.
Tämän blogin seuraavassa osassa kerron, kuinka olemme ottaneet tiimin uudet jäsenet mukaan yhteisöön ja millä keinoin tiimin yhteishenkeä vahvistetaan ja pidetään yllä. Blogin 2.osaan pääset tästä.
