Datenschutzerklärung für potenzielle Mitarbeiter

Die englische Version ist die ursprüngliche und führende Version. Bei Auslegungsfragen gilt ausschließlich die englische Fassung.

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten die Nortal AS und ihre verbundenen Unternehmen (im Folgenden Nortal genannt) über Stellenbewerber und potenzielle Kandidaten für eine Anstellung und für unsere optionalen Einstellungsprogramme und ‑veranstaltungen und die Auswahlverfahren für eine eventuelle Anstellung bei Nortal verarbeiten. Sie beschreibt, welche Daten wir erheben, was wir mit diesen tun („Zweck“), unseren rechtmäßigen Grund für ihre Verarbeitung („Rechtsgrundlage“), wem wir sie mitteilen, wie lange wir sie speichern und ihre Rechte und Pflichten als Bewerber.

Informationen über Nortal und Kontaktdaten
Nortal AS
Handelsregisternummer in Estland: 10391131
Anschrift: Lõõtsa 6c, 11415 Tallinn, Estland
E-Mail: info@nortal.com
Telefon: +372 610 1990

Leitender Datenschutzbeauftragter: privacy@nortal.com

Wenn Sie sich für eine Stelle in Deutschland bewerben

Nortal AG

Knesebeckstr. 1

10623 Berlin

Deutschland

Datenschutzbeauftragter für Deutschland: datenschutz@nortal.com

Herr Patrick Leibbrand

Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dies umfasst Daten wir Ihren Namen, Ihre Adresse, Ihre Telefonnummer, einen persönlichen Identifikationscode und Ihr Geburtsdatum, aber auch Daten über Ihre Karriere usw., die ohne unverhältnismäßigen Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden können. Hingegen sind Informationen, die nicht direkt oder indirekt mit Ihrer wahren Identität verbunden sind, keine personenbezogenen Daten.

Diese Datenschutzerklärung betrifft alle Daten über Kandidaten, die Nortal für den Einstellungsvorgang erhebt. Diese können unter anderem die folgenden Informationen umfassen:

1. Ihren Namen (Vor- und Nachname), Ihre Kontaktdaten und Ihren Kandidatenstatus.
2. Informationen, die in Ihrem Lebenslauf oder Anschreiben enthalten sind, z. B. beruflicher Werdegang, akademischer Hintergrund, Fähigkeiten und Kompetenzen, persönliche Interessen, Sprachkenntnisse, sowie Fragebogenergebnisse.
3. Stellenpräferenzen, gesuchte Anstellung und Versetzungsbereitschaft.
4. Namen und Kontaktdaten angegebener Referenzen. Bitte beachten Sie, dass Sie dafür verantwortlich sind, die Zustimmung Ihrer Referenzen einzuholen, bevor Sie uns personenbezogene Daten über diese mitteilen.
5. Angaben zu Ihrem aktuellen Gehalt und zu früheren Gehältern sowie Gehaltserwartungen.
   Mit Ihrer Einwilligung kann die Nortal-Gruppe Daten von Dritten einholen, um eine Hintergrundsüberprüfung durchzuführen, soweit dies gesetzlich zulässig ist.
6. Auch können Personen, die für die Nortal-Gruppe arbeiten, zum Zwecke der Bearbeitung, der Verwaltung von Kandidaten und der Kommunikation im Rahmen des Einstellungsvorgangs Notizen machen.

Im Rahmen des Einstellungsvorgangs können wir Sie bitten, an Assessmenttagen/ Hospitationen teilzunehmen und/oder Tests zu absolvieren oder Fragebögen zur berufsbezogenen Persönlichkeit auszufüllen und/oder an einem Vorstellungsgespräch teilzunehmen. Informationen werden von Ihnen und von uns erzeugt. Zum Beispiel können Sie einen schriftlichen Test absolvieren, oder wir können uns Notizen zu dem Bewerbungsgespräch machen.

Die über Sie erhobenen Daten werden auf freiwilliger Basis und nicht auf der Grundlage gesetzlicher oder vertraglicher Verpflichtungen zur Angabe personenbezogener Daten erhoben.

Wir können Stellenangebote auf Stellenplattformen veröffentlichen und auch aufgrund Ihrer Angaben zu Ihrer Verfügbarkeit und Ihrem Profil auf solchen Plattformen auf Sie aufmerksam werden. Wenn Sie sich über eine Bewerbungsfunktion auf einer Stellenplattform oder über einen ähnlichen Online-Dienstleister („Partner“) auf eine offene Stelle bei Nortal bewerben, ist es wichtig, zu beachten, dass der betreffende Partner Ihre personenbezogenen Daten speichern und auch Informationen bezüglich des Verlaufs Ihrer Bewerbung bei Nortal einholen kann. Dies umfasst auch unsere Empfänger personenbezogener Daten (siehe unten), die in Abhängigkeit von ihren Funktionen durch Analysen und durch Einholen von Daten über einen Kandidaten auf der Grundlage öffentlich verfügbarer Informationen über Sie Daten anreichern können.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch von einem Dritten erhalten, der Sie uns empfiehlt oder uns über Ihre Eignung als Kandidaten für eine bestimmte offene Stelle oder für unseren Betrieb im Allgemeinen informiert.

Assessmenttage/ Hospitationen und/oder Tests oder Fragebögen zum beruflichen Werdegang und/oder Teilnahme an einem Vorstellungsgespräch führen zur Erzeugung personenbezogener Daten durch Sie, uns und eventuell einen Dritten, falls ein Dritter beteiligt ist. Jede Nutzung Ihrer Daten durch einen Partner geschieht in Übereinstimmung mit der Datenschutzerklärung des Partners und gemäß den zwischen Ihnen und dem Partner einerseits und der Nortal-Gruppe und dem Partner andererseits vereinbarten Bedingungen.

Wir treffen im Rahmen der Einstellung keine automatisierten Entscheidungen. Es gibt bei jeder Verarbeitungstätigkeit einen menschlichen Vermittler, auch dann, wenn wir Recruiting-Tools Dritter mit gewissen automatisierten Funktionen einsetzen.

Ihre personenbezogenen Daten werden zum Zwecke der Durchführung der Tätigkeiten von Nortal im Zusammenhang mit der Einstellung verarbeitet. Folglich kann Nortal personenbezogene Daten bei der Bewertung und Auswahl von Bewerbern gemäß den Erfordernissen des Einstellungsvorgangs, auch für die Beschaffung von Arbeitskräften, nutzen. Ihre Daten werden insbesondere für die folgenden Zwecke verarbeitet:

1. Identifizierung potenzieller Kandidaten für derzeit offene oder später zu besetzende Stellen.
2. Feststellung Ihrer Qualifikation für eine Stelle und Treffen einer Entscheidung über eine Einstellung.
3. Bewertung Ihrer Eignung für andere offene Stellen.
4. Überprüfung der Angaben, die Sie als Referenzen vorlegen.
5. Durchführung von Hintergrundsüberprüfungen (nach Maßgabe der diesbezüglichen nationalen Gesetze).
6. Um Sie per E-Mail, per SMS oder auf andere Weise über den Stand Ihrer Bewerbung für eine Stelle bei Nortal zu informieren.
7. Wahrung unserer Rechte und Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen.
8. Um Sie per E-Mail, per SMS oder auf andere Weise über Stellen zu informieren, die bei Nortal in Ihrer Region oder weltweit zu besetzen sind, und für die wir Sie als geeigneten Bewerber ansehen.
9. Anreichern von Informationen, die Sie der Nortal-Gruppe geben, mit Informationen, die wir von externen Datenlieferanten erhalten.

Sollte Ihre Stellenbewerbung erfolgreich sein, können Ihre zu Einstellungszwecken gelieferten personenbezogenen Daten für die notwendigen Anstellungszwecke verarbeitet und in Ihre Personalakte aufgenommen werden.

Sollte Nortal Sie nicht einstellen, kann Nortal (mit Ihrer freiwilligen Zustimmung) Ihre im Rahmen des Personalbeschaffungsvorgangs erhobenen personenbezogenen Daten dennoch weiterhin speichern und nutzen, um Sie bei der Besetzung neuer offener Stellen zu berücksichtigen.

Rechtsgrundlage: Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben und Transparenz sind Grundprinzipien der Verarbeitung von Daten im Rahmen der Personalbeschaffungsmaßnahmen der Nortal-Gruppe. Nortal verarbeitet die während des Einstellungsvorgangs und bei der Kommunikation erstellten personenbezogenen Daten auf der folgenden Grundlage:

Nur ausgewählte Mitarbeiter der Nortal-Gruppe, z. B. Mitglieder der Geschäftsleitung, potenzielle künftige direkte Vorgesetzte oder Personalabteilungsmitarbeiter und ausgewählte Dritte, die uns im Personalbeschaffungsprozess unterstützen, haben Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten. Außer soweit in dieser Erklärung dargelegt oder gesetzlich vorgeschrieben, werden Ihre personenbezogenen Daten ohne Ihre ausdrückliche Genehmigung Dritten nicht mitgeteilt.

Außer für Stellen in Deutschland setzen wir weltweit ein Recruiting-Softwaresystem eines externen Dienstleisters bzw. Drittanbieters ein (iCIMS, Inc.) (weitere Informationen über iCIMS finden Sie unter https://www.icims.com/.). Soweit dies für technischen Support und Wartung erforderlich ist, können Angestellte von iCIMS möglicherweise begrenzten Zugriff auf Ihre Daten haben. Auch können Personen, die für die Nortal-Gruppe arbeiten, zum Zwecke der Bearbeitung, der Verwaltung von Kandidaten und der Kommunikation im Rahmen des Einstellungsvorgangs Notizen machen.

Wenn Sie sich für eine Stelle in Deutschland bewerben, verwenden wir das Recruiting-Tool Personio, um die Bewerbung zu erhalten und zu bearbeiten, also für den Zweck (gegebenenfalls) ein Beschäftigungsverhältnis einzugehen. Der Lieferant dieser Anwendung ist:

Personio GmbH & Co. KG
Rundfunkplatz 4
80335 München
Tel.: +49 (89)
1250 1005
E-Mail: info@personio.de
Webseite: www.personio.de

Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRB 213189
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: datenschutz@personio.de

Die Datenschutzerklärung dieses Lieferanten finden Sie hier: https://www.personio.de/datenschutzerklaerung/. Wir möchten darauf hinweisen, dass wir trotz der Einschaltung von Personio für die Verarbeitungstätigkeiten selbst verantwortlich bleiben. Wir haben Vorkehrungen getroffen, um sicherzustellen, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten durch externe Dienstleister in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung erfolgt und dabei die Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität Ihrer personenbezogenen Daten gewahrt bleiben. Soweit gesetzlich vorgeschrieben, setzen wir gesetzlich zulässige Verfahren ein, um einen angemessen Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten.

Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden bei der Übertragung mittels TLS verschlüsselt und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH & Co. KGbetrieben, die eine Personal- und Bewerberverwaltungssoftware anbietet (https://www.personio.de/impressum/). In diesem Zusammenhang ist Personio unser Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Nachdem Sie uns Ihre Bewerbung übermittelt haben, können wir die von Ihnen gelieferten Daten Personalabteilungsteams von Nortal in der ganzen Welt (auch in bestimmten Drittländern) für die nachstehend beschriebenen Zwecke zur Verfügung stellen, außer bei Bewerbern für Stellen in Deutschland. Eine Liste der Mitglieder der Nortal-Gruppe in Drittländern, die gegebenenfalls in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung für potenzielle Mitarbeiter auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen und diese verarbeiten dürfen, finden Sie hier.

Wenn Sie sich für eine Stelle bei Nortal, außer für eine Stelle in Deutschland, bewerben, müssen Sie sich außerdem dessen gewahr sein, dass Ihre personenbezogenen Daten an an iCIMS, Inc. in den Vereinigten Staaten von Amerika übermittelt werden können (weitere Informationen über iCIMS finden Sie unter https://www.icims.com). Diese Übermittlung erfolgt mittels entsprechender EU-Übermittlungsverfahren, die gemäß der DSGVO genehmigt sind und von der EU von Zeit zu Zeit aktualisiert werden. Gemäß unserer Vereinbarung mit iCIMS über die für die Nortal Group erbrachten Dienstleistungen werden die Daten in den EU-Rechenzentren von iCIMS gehostet.

Ihre personenbezogenen Daten dürfen nicht länger gespeichert werden als dies für den Einstellungsprozess erforderlich ist.

Deshalb werden, sofern keine Einwilligung dazu vorliegt, Sie für andere Stellen zu kontaktieren, Daten nicht erfolgreicher Bewerbungen nach drei Jahren gelöscht (für Bewerbungen in Deutschland gelten andere Fristen, die unten erläutert werden), wobei die Notwendigkeit der Beantwortung von Anfragen oder der Lösung von Problemen und der Erfüllung gesetzlicher Bestimmungen gemäß geltenden Gesetzen durch uns berücksichtigt wird.

Außer zur Verarbeitung Ihrer Daten für die Stelle, auf die Sie sich beworben haben, kann Nortal Ihre Bewerbungsdaten für einen maximalen Zeitraum von drei Jahren auch zu dem Zweck speichern und nutzen, Sie für andere Stellen zu berücksichtigen, jedoch nur dann, wenn Sie ausdrücklich Ihre Einwilligung dazu gegeben haben. Sollten wir es nach Ablauf dieser Frist für erforderlich halten, Ihre Aufzeichnungen weiterhin zu speichern, werden wir Sie anschreiben.

Wenn Sie sich für eine Stelle in Deutschland beworben haben, werden Ihre Daten nur für einen Zeitraum von 180 Tagen nach dem Ende des Bewerbungsvorgangs gespeichert. Dies geschieht normalerweise zu dem Zweck, gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen, oder zur Verteidigung gegen Klagen aufgrund gesetzlicher Bestimmungen. Wir sind verpflichtet, Ihre Daten dann zu löschen oder zu anonymisieren. In diesem Fall stehen uns die Daten nur in Form so genannter Metadaten für statistische Auswertungen ohne direkten persönlichen Bezug zur Verfügung (z. B. Anteil der Bewerbungen von Frauen und Männern, Anzahl der Bewerbungen pro Zeiteinheit usw.). Außerdem behalten wir uns das Recht vor, Ihre Daten für weitere 180 Tage zu speichern, um sie in unseren „Talent Pool“ aufzunehmen, sofern Sie dem zustimmen, damit wir Sie für andere Stellen, die Sie interessieren könnten, berücksichtigen können.

Wenn Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung ein Angebot zur Beschäftigung bei uns erhalten und annehmen, werden wir die im Bewerbungsvorgang erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses speichern.

Sie können jedoch Nortal jederzeit bitten, Ihre Daten zu löschen, indem Sie eine Aufforderung per E-Mail an privacy@nortal.com (weltweit) oder auskunftsersuchen@nortal.com (Deutschland) senden.

Sie haben die folgenden Rechte gemäß der DSGVO, vorbehaltlich der geltenden gesetzlichen Einschränkungen:

• Auskunft über die Daten, die Nortal über Sie besitzt, zu verlangen
• Die Berichtigung von Daten, die Nortal über Sie besitzt, zu verlangen
• Die Löschung von Daten, die Nortal über Sie besitzt, zu verlangen
• Die Einschränkung der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen
• Ihre personenbezogenen Daten zu erhalten
• Der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen
• Ihre Einwilligung zur Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten zu widerrufen
• Bezüglich der Verarbeitung eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen

Gemäß der DSGVO haben Sie auch das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde in dem Staat der EU oder des Europäischen Wirtschaftsraums, in dem Sie arbeiten oder gewöhnlich leben oder in dem eine mutmaßliche Verletzung von Datenschutzgesetzen vorgekommen ist, eine Beschwerde einzulegen.

Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie Ihre hier beschriebenen Rechte geltend machen möchten, wenn Sie Fragen zur Datenschutzrichtlinie von Nortal oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Nortal haben.