Wettbewerblicher Dialog in der Praxis: Ein Vergabeverfahren für das Sächsische Staatsministerium der Finanzen (SMF)

Ablösung des technisch überholten und betreuungsaufwändigen Bestandsverfahren des Freistaates durch ein integriertes System

Die IT-Strategie HKR 2025 des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen sieht vor, die technisch überholten und betreuungsaufwändigen Bestandsverfahren im Haushalt-, Kassen- und Rechnungswesen des Freistaates durch ein integriertes System abzulösen, das die komplexen Prozesse zuverlässig mit hoher Betriebs- und Datensicherheit abbildet, und das zudem über umfassende Automatisierungsmöglichkeiten wie auch über eine zukunftsfähige Technologieoffenheit verfügt.

Die Dynamik der digitalen Transformation in der Staatsverwaltung und der rasante technisch/technologische Fortschritt bei der Entwicklung von geeigneter Software bzw. von Systemarchitekturen machten es dem SMF unmöglich, bereits zu Beginn des Vergabeverfahrens alle Anforderungen an das künftige System vollumfänglich im Sinne eines Lasten- und Pflichtenheftes mit abschließender Gültigkeit zu beschreiben.

Der wettbewerbliche Dialog

Für die notwendige EU-weite Vergabe der Implementierungs- und Beratungsleistungen bot sich daher der wettbewerbliche Dialog an als „…ein Verfahren zur Vergabe öffentlicher Aufträge mit dem Ziel der Ermittlung und Festlegung der Mittel, mit denen die Bedürfnisse des öffentlichen Auftraggebers am besten erfüllt werden können“ (§ 119 Abs. 6 GWB).

Dem eigentlichen Dialogverfahren vorgeschaltet war ein Teilnahmewettbewerb, für den – wie auch später für den Dialog und die Abgabe finaler Angebote – eine entsprechende Vergabeunterlage zu erarbeiten war. Daran hat die Nortal AG maßgeblich mitgewirkt.

 Im Dialog selbst waren von allen Teilnehmern jeweils eine stimmige Gesamtlösung inklusive Umsetzungsplanung sowie die Entwicklung von drei MVPs (Minimum Viable Products) auf Basis agiler Arbeitsmethoden zu leisten. Für die Nortal AG ergaben sich daraus als weitere zentrale Herausforderungen: