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5 Tipps für frischen Wind in Ihren virtuellen Meetings

Siim Sutrop, Learning & Development Architect, February 1, 2021

In der letzten Zeit habe ich eine wiederkehrende Herausforderung in der Welt des Remote-Arbeitensfestgestellt: Meetings, bei denen die meisten ihre Kameras ausgeschaltet haben, die Mikrofone auf stumm geschaltet sind und im Durchschnitt eine Person 99 % des Meetings spricht und präsentiert. Es findet keine echte Interaktion statt. Das klingt nicht gerade nach dem produktivsten, lustigsten und nützlichsten Meeting, oder? Ehrlich gesagt ist es für alle Beteiligten mühsam und ich habe beschlossen, eine Liste von Best Practices zu teilen, um diese Herausforderung zu bewältigen.

Was kann man also tun, um eine aktive Teilnahme an den Meetings zu fördern, wenn man sie organisiert?

Hier sind meine 5 Tipps:

  1. Ich würde gleich zu Beginn mit einem Lächeln oder einem Witz sagen: „Hey, alle zusammen! Herzlich willkommen! Übrigens, ich kann Eure Gesichter und Euer schönes Lächeln nicht sehen. Könnt Ihr bitte die Kamera einschalten, damit ich sehen kann, ob das, was ich Euch heute erzähle, Sinn ergibtoder ob Ihr schon eingeschlafen seid.“
    • Das schafft einen guten Ton und Vorfreude. Und die meisten werden ihre Kamera einschalten oder sich entschuldigen, wenn sie nicht vorzeigbar sind, usw. Wenigstens weiß man dann Bescheid.
    • Natürlich ist es höflich, Menschen zu respektieren, die ihre Kameras nicht einschalten können oder wollen, z. B. aufgrund ihrer Firmenpolitik.
  1. In der Einleitung gebe ich meine Erwartung in Bezug auf die Kommunikation an, d.h., ob ich während der Konferenz Fragen entgegennehme, sie am Ende entgegennehme oder vielleicht nur per Chat.
    • Auch hier wissen die Leute dann, wann es in Ordnung ist, sich einzumischen.
  1. Ein Trick, um Leute zur Teilnahme zu bewegen, ist zum Beispiel, jeden zu Beginn zu bitten, seine Erwartung zu nennen: „Bevor wir beginnen, würde ich gerne von allen kurz hören, welche Erwartungen sie haben und was sie aus dem heutigen Treffen mitnehmen wollen.“
    • Wenn jeder zu Beginn des Meetings teilgenommen hat, ist es viel wahrscheinlicher, dass er später das Wort erneut ergreift.
    • Außerdem ist es immer hilfreich, im Voraus zu wissen, was die Teilnehmer von dem Meeting erwarten – Sie wollen kein Bier liefern, wenn der Kunde sich insgeheim Wein wünscht.
    • Dies funktioniert besser für kleinere Gruppen mit bis zu sechs Personen. Bei größeren Gruppen könnten Sie alle bitten, ihre Antwort in den Chat zu tippen. Und vielleicht 1-3 Personen namentlich bitten, etwas weiter auszuführen.
  1. Wenn ich präsentiere, melde ich mich etwa alle fünf Minuten mit Fragen wie: „Ist das verständlich?“ / „Ergibt das einen Sinn?“ / „Was denkt Ihr darüber?“
    • Und dann halte ich mit einem Lächeln inne, bis jemand etwas sagt.
    • Die Pause gibt den Leuten auch Zeit, die Stummschaltung aufzuheben.
    • Wenn ich leise bis zehn zähle und niemand antwortet, und die Pause unangenehm wird, dann sage ich: „Wenn Ihr nichts sagt, dann nehme ich an, dass Ihr alle nicht damit einverstanden seid.“ Das ist eine lustige und doch effektive Wendung.
  1. Wenn Sie eine kleinere Gruppe haben, ist es auch eine Möglichkeit, Leute direkt mit Namen anzusprechen, z. B. „Siim, ergibt das für dich Sinn?“ / „Mary, ich bin neugierig, wie Du dir diesen Ansatz vorstellst?“ / „John, wie gefällt Dir, was ich bis jetzt präsentiere – ich bin neugierig auf Dein Feedback.“
    • Die Leute werden sich sicherlich zu Wort melden, wenn sie dazu aufgefordert werden. Wenn nicht, dann haben Sie es mit einer ganz anderen Situation zu tun!

Und hier noch ein Bonustipp

Da Sie so sehr daran interessiert sind, Ihre Fähigkeiten zu verbessern:

  1. Es wäre sinnvoll, direkt nach dem Meeting unter vier Augen mit der schweigenden Person zu sprechen und ihr Feedback zu geben. Etwas wie: „Hey, mir ist aufgefallen, dass Du während unseres Meetings keine Fragen gestellt oder Deine Meinung geäußert hast. Das bedeutet, dass wir Deine Ideen nicht zu hören bekommen und das ganze Team ist dadurch ärmer. Außerdem weiß ich nicht, ob das, worüber ich gesprochen habe, für Dich wertvoll war oder eine Zeitverschwendung. Was sind Deine Gedanken?“

Nachbereitung

Die Wahrheit ist, dass der Moderator eine Menge tun kann, um das Meeting interaktiver und sinnvoller für alle zu gestalten. Scheuen Sie sich nicht, verschiedene Stile auszuprobieren.

Und um dieses Thema abzuschließen, hier noch ein paar Vorschläge zur Unterstützung eines zielgerichteten Meetings, wenn Sie derjenige sind, der daran teilnimmt:

  1. Schalten Sie Ihre Kamera ein
  2. Schalten Sie alle anderen Ablenkungen aus, um ganz präsent zu sein
  3. Stellen Sie Fragen
  4. Machen Sie sich Notizen
  5. Teilen Sie Ihre Gedanken mit

Zur weiteren Lektüre finden Sie hier weitere Tipps, wie Sie effektive Meetings durchführen können, sowohl online als auch offline.

 

Siim Sutrop

Siim Sutrop

Siim Sutrop, Learning & Development Architect bei Nortal, hat es sich zur Aufgabe gemacht, Menschen auf ihrem Weg der Weiterentwicklung zu unterstützen. Nachdem er jahrelang als Systemanalytiker gearbeitet hat, engagiert sich Sutrop nun dafür, bessere Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten für die Mitarbeiter von Nortal zu schaffen. Finde heraus, wie Du von seiner Mission profitieren könntest, indem Du dich mit unserem Talent Team in Verbindung setzt.

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