June 10, 2021
Paraskin ohjelmisto, tietojärjestelmä tai sen integraatiot saattavat nikotella ennalta arvaamatta. Jotta voidaan varmistaa, että liiketoiminnan prosessit kulkevat sujuvasti ja mahdollisista häiriötilanteista selvitään nopeasti ja vähillä vaurioilla, tarvitaan sovittuja prosesseja ja osaava, sitoutunut ja joustava asiantuntijaorganisaatio tuottamaan ylläpitopalveluja.
Jatkuvat palvelut -toimintamallissa keskeiset tietojärjestelmät pidetään aina toimintakuntoisina, häiriötilanteet havaitaan nopeasti ja kriittisimmät häiriöt korjataan ajasta ja kalenteripäivästä riippumatta: välillä iltaisin, viikonloppuisin ja toisinaan juhlapyhien tai lomien aikana.
Tyypillisesti ylläpitopalvelun palveluajaksi sovitaan toimistoaika, maanantaista perjantaihin kahdeksasta neljään. Usein tietojärjestelmät ovat käytössä myös toimistoajan ulkopuolella. Esimerkiksi kaupat ja palvelut toimivat lähes ympäri vuorokauden, ja data kulkee niissä tietojärjestelmissä lähes 24/7. Tällöin järjestelmien toiminnan takaamiseksi tarvitaan laajempia palveluaikoja, mutta myös joustavia ja kustannustehokkaita toimintamalleja.
Hyvin suunniteltu ja ennakoivaan malliin rakennettu Jatkuvat palvelut -toimintamalli takaa sen, että kustannukset eivät karkaa käsistä. Jotta toimistoaikojen ulkopuolinen ylläpitopalvelu olisi kustannustehokasta, tulee turhien häiriötilanteiden ilmaantuminen ensin minimioida. Toiseksi on rakennettava älykäs häiriöiden vakavuusluokittelumekanismi. Taloudellisesti ja toiminnallisesti järkevän ylläpitopalvelun lähtökohta onkin siinä, että toimistoaikojen ulkopuolella tehdään mahdollisimman vähän töitä – silloin reagoidaan vain kriittisiin häiriötilanteisiin.
“Varallaolojärjestelyssä panostetaan järjestelmien älykkääseen valvontaan sekä digitaaliseen service deskiin, johon on rakennettu häiriöiden automaattiset luokittelumekanismit sekä automaattiset valvontahälytykset.”
Ylläpitopalveluja tuottavan it-toimittajan ei tarvitse pitää ketään kalliissa ja raskaassa kaksi- tai kolmivuorotyössä, vaan toimistoajan ulkopuoliset ylläpitotoiminnot toteutetaan kustannustehokkaasti varallaolojärjestelyn avulla. Perinteisestä vuorotyöstä koituisi asiakkaalle merkittäviä kuluja.
Varallaolojärjestelyssä panostetaan järjestelmien älykkääseen valvontaan sekä digitaaliseen service deskiin, johon on rakennettu häiriöiden automaattiset luokittelumekanismit sekä automaattiset valvontahälytykset. Kriittiset valvontahälytykset ohjautuvat päivystävälle asiantuntijalle, joka tuntee jo valmiiksi asiakasyrityksen prosessit ja tietojärjestelmät. Hälytyksen tullessa asiantuntija kaivaa läppärinsä esiin, ja tekee tarvittavat häiriöselvitystyöt ja hoitaa viestinnän asiakkaan suuntaan.
Asiantuntijat saavat hyvän korvauksen varallaolosta, ja asiakas saa toimistoajan ulkopuolisen ylläpitopalvelun kustannustehokkaasti.
Usein toimistoaikojen ulkopuoliset ylläpitotarpeet kohdistuvat tiettyyn aikaan kuukaudesta tai vuodesta. Vuodenvaihde ja kvartaalien vaihtuminen ovat usein sellainen kriittinen ajanjakso, jolloin yritysten sisällä tapahtuu paljon ja jolloin suoritetaan erilaisia data-ajoja. Lisäksi juhlapyhät sekä kesälomakuukaudet ovat aikoja, jolloin tarve ylläpitopalvelun tuottamalle järjestelmän valvonnalle ja seurannalle korostuu.
Kun ylläpitotarve kohdistuu vain tiettyyn ajanjaksoon, voidaan palvelutasoa nostaa väliaikaisesti ja skaalata vain niin pitkäksi aikaa kuin on tarpeen. Varallaolopäivystystä tarjotaan lyhyelläkin varoitusajalla, ja palvelutasoa voidaan nostaa esimerkiksi tietyksi viikonlopuksi tai vaikka päiväksi kerrallaan.
“Kun ylläpitotarve kohdistuu vain tiettyyn ajanjaksoon, voidaan palvelutasoa nostaa väliaikaisesti ja skaalata vain niin pitkäksi aikaa kuin on tarpeen.”
Lomakausien ylläpitopalvelut suunnitellaan tarpeen mukaan ja yhdessä asiakkaan kanssa. Näin yrityksen avainhenkilöstö pääsee nauttimaan hyvin ansaitusta lomastaan.
Jatkuvat palvelut tulee olla nimensä mukaisesti jatkuvaa ylläpidon tukea ja palvelua. Asiakas voi luottaa siihen, että liiketoimintajärjestelmät rullaavat toimintakuntoisina kellon ympäri myös loma-aikana ja asiakas voi keskittyä rentoutumiseen vaikka mökillä laiturinnokassa.