Lauri Hirvonen, Technical Trainer at Nortal, March 15, 2021
Muuan asiakkaamme oli ottamassa käyttöönsä uutta kirjanpito- ja logistiikkajärjestelmää. Heidän toimialallaan käsitellään raaka-aineita, joita sitten kuljetetaan rekoilla, junilla, laivoilla ja monilla muilla peleillä. Prosessien pitää rullata millintarkasti ja eri vaiheissa otetaan useita laatunäytteitä. Lippuja ja lappuja täytetään tiuhaan ja kaikesta tulee luonnollisesti pitää tarkkaa kirjanpitoa.
Uuden järjestelmän käyttöönottoprosessin osalliset tulisi nyt kouluttaa hoitamaan hommansa turvallisesti, tarkasti sekä kaikkien asetusten ja säädösten mukaan. En ollut koskaan työskennellyt lähelläkään koko kyseistä toimialaa ja nyt hypättiin suoraan ns. syvään päähän.
Koulutusta suunnitellessani koko järjestelmä oli luonnollisesti vielä kehitysvaiheessa, joten sitä ei oltu voitu vielä kunnolla testata käytännössä. Valmiina oli vain joitain välinäyttöjä, mutta nekään eivät olleet käyttövalmiita. Mitään prosessiin kuuluvaa dataa ei järjestelmään ollut vielä mennyt sisään, eikä siten tullut uloskaan.
Tästä kokonaisuudesta tuli kehittää koulutusprojekti. Kun aivan ensimmäiset koulutussessiot pidettiin, olivat ne lähinnä järjestelmän vision esittelyä: tältä tämän tulisi näyttää ja näin tämän tulisi toimia.
Pikkuhiljaa palasista alkoi sitten syntyä järjestelmäkokonaisuus, jota pystyi testaamaan. Parkkeerasin itseni fyysisesti järjestelmän kehittäjien ja testaajien läheisyyteen ja piinasin heitä jatkuvilla kysymyksilläni. He kestivät aiheuttamani lisäpaineen, sillä näin voitiin luoda koulutusmateriaalia, jonka avulla pystyisimme näyttämään kuinka eri transaktiot järjestelmässä tehdään ja toimivat.
Suunnitelmanani oli järjestää kaikki käyttöönottokoulutukset pilvessä käsiteltävin digitaalisin materiaalein, kuten Google Slides ja PowerPoint -työkaluin, jotka olisi helppo jakaa koulutettavien kesken.
Koulutukset alkoivat, mutta asiakas halusikin opetustyökalukseen toisenlaisen, hyvin perinteisen menetelmän. Sen pohjana oli laajan Word-dokumentin laadinta: kaikki ohjeet järjestelmästä tulikin kirjoittaa vanhan liiton tiedostoksi, printata paperille ja kahlata yhdessä läpi luokkaympäristössä. Tässä vaiheessa piti purra hammasta, ja samalla muistuttaa itselle, että asiakas on varmasti aina oikeassa..
Varsinaiset koulutukset alkoivat annetuin eväin ja välinein, ja ne menivätkin ihan hyvin. Mutta – olisivat mielestäni voineet mennä huomattavasti paremminkin. En rehellisesti sanottuna nauttinut kouluttamisesta, mikä mielestäni näkyi myös lopputuloksissa. Takaraivossani kyti jatkuvasti ajatus siitä, että meillä olisi tähän työhön huomattavasti paremmat aseet.
Juuri ennen pandemian varsinaista jytkyä eräs asiakkaan edustajista kysyi lähes puolihuolimattomasti, josko voisinko laatia koulutussuunnitelman myös sen varalta, että koulutuksia tulisi pitää etänä.
Kiitos, toki voin, erittäin mielelläni, montakin suunnitelmaa. Olin käytännössä odottanut jo 1,5 vuotta, että pääsisin toteuttamaan koulutukset omalla metodillani!
Periaatteenani on aina ollut, että kaikki koulutukset tulee pystyä järjestämään myös etänä. Koskaan kun ei voi olla varma, että kouluttaja tai kaikki koulutettavat pääsevät paikan päälle liitutaulun, piirtoheittimen ja paperipinon äärelle.
Ensimmäiseksi laadin koulutukselle rungon ja vaatimukset sille, miten onnistunut etäkoulutus toteutetaan. Käytäntöjä sorvatiin ja hiottiin yhdessä asiakkaan kanssa.
Seuraavaksi keksin systeemille hienon ja houkuttelevan nimen: ”Virtual Training Module Sessions”. Kyllä, kyseessä oli ehdottomasti virtuaalinen juttu, mutta nimen piti olla myös sopivan fanfaarinen.
Koulutusprosessin uudelleenrakentaminen aiheutti luonnollisesti lisätyötä, sillä materiaalit jouduttiin käytännössä luomaan uuden koulutusrungon ja opetusmetodin vuoksi uudestaan. Se ei kuitenkaan haitannut, sillä tiesin, että tästä tulee todella hyvä juttu, eikä työ olisi turhaa.
Käyttöönottokoulutuksen materiaalit rakennettiin Google Slides -ohjelmistolla siten, että niitä voi jouhevasti käyttää myös on-site, eli paikan päällä nokikkain. Nyt ei kuitenkaan voitu, koska korona.
Ennen etäkoulutuksiin siirtymistä koulutukset järjestettiin koko päivän mittaisina sessioina, joihin osallistujia oli vaikea paitsi saada paikalle, vielä vaikeampaa pysymään siellä. Päivä pois kenen tahansa omista töistä luonnollisesti ruuhkauttaa seuraavia työpäiviä ja usein kävikin niin, että puolet väestä oli haihtunut iltapäivään mennessä.
Etäkoulutuksen osalta päätin, että sessiot jaetaan korkeintaan kahden tunnin mittaisiin pätkiin. Sellainen mahtuu paitsi ihmisten aikatauluihin, eikä opetusta aina tarvitse aloittaa kahdeksalta aamulla, vaan vaikkapa kello 12 tai 15. Myös opitun sisäistäminen helpottuu pienissä pätkissä annosteltuna. Mikä parasta, samalla eliminoitiin myös ainainen tulostamisen tarve ja luontoa kuormittava paperiroskisten täyttyminen.
Koronakriisi on järkyttänyt kaikkia, mutta se myös pakotti ajattelemaan monet asiat uusiksi. Kyseistä käyttöönottoprojektia varten rakentamamme koulutuspohja on nyt dynaaminen ja lähes mille tahansa toimialalle sekä mihin tahansa järjestelmäkoulutukseen helposti räätälöitävissä.
Koronapilven hopeareunuksena onkin upeasti sujunut hanke, mistä vakuutena ovat saamamme palautteet. Ne olivat parhaat, mitä asiakkaalta on koskaan saatu. Kokonaisuuden kruunasi luonnollisesti todella hyvin onnistuneet järjestelmän käyttöönotot paitsi Suomessa, myös globaalisti. Pieni lisäbonus oli myös se, kun pääsin hyvässä hengessä jälkiviisastelemaan asiakkaalle, että ”tätähän tarjosin teille jo pari vuotta aiemmin.”
“What was successful in this training?”, kysyimme.
“Pretty much everything. This has been the best new systems training by a pretty sizeable margin to anything I’ve ever been a part of. In here, or previous companies, for that matter”, sieltä vastattiin. Kiitos!